La organización de eventos es otra de las herramientas utilizadas por los departamentos de marketing de las compañías. Pueden ser grandes, pequeños, exclusivos, profesionales, especializados,… la variedad es inmensa, pero todos tienen en común que ponen en contacto directo a empresas y posibles colaboradores o clientes.

Cada evento tendrá su finalidad, desde fidelizar a los clientes, hasta conseguir nuevos leads. En función de ese objetivo, habrá que ver formato, envergadura,… Así que para no morir en el intento, tenemos que hacernos algunas preguntas antes de pensar en organizar uno.

– Por qué y para qué. Estas cuestiones nos ayudarán a saber con qué objetivo vamos a preparar un evento y nos dirán qué camino seguir posteriormente. Si no tenemos las respuestas, mejor no pongamos nada en marcha. Si no sabemos cuál es el fin del evento, no podremos medir el resultado y conocer si ha sido un éxito o no.

– Cuánto presupuesto tenemos. Otra pregunta fundamental para la buena marcha de la planificación. A mayor presupuesto, más facilidades suele haber, mientras que cuanto menos tengamos, más creatividad y más alternativas habrá que buscar. Es importante conocer también los costes de lo que queremos contratar para saber cómo ajustar el presupuesto disponible.

– A quién queremos invitar. El público que asistirá al evento es otra clave. Es posible preparar un congreso para un público experto y con unos ponentes que ofrezcan información sobre un determinado tema o se puede pensar en hacer algo más pequeño para agradecer la confianza de ciertos clientes u organizar una rueda de prensa para contar novedades a los medios. En todos los casos, es muy importante saber a qué tipo de público queremos invitar porque entonces sabremos qué temas les pueden resultar más interesantes o qué formato de evento más útil.

– Qué tiempo de preparación tenemos. Pensemos que organizar un evento lleva un tiempo, desde el alquiler de la sala, el diseño e impresión de material gráfico, la contratación de catering, la búsqueda de ponentes, la emisión de invitaciones,…

– Cuál es el mejor momento. Otra clave es la fecha y la duración. Hay que comprobar que no haya otros encuentros similares en las mismas fechas o fijar días complicados (puentes, meses de vacaciones, etc.).

– Dónde hacerlo. El lugar es otro punto importante, tanto la ciudad que elijamos, como la ubicación (ferias, salas, hoteles, cines, restaurantes, auditorios,…). Hay eventos con una convocatoria única, hay otros que son itinerantes por distintas ciudades… empresas que prefieren realizarlos en sus oficinas…

Como vemos, hay muchas opciones, pero siempre sin perder de vista el objetivo que queremos alcanzar.