Una de las acciones más habituales dentro de la comunicación corporativa es la organización de ruedas de prensa. Son la mejor herramienta para trasladar desde empresas, instituciones y organizaciones las novedades a los medios y de ahí a sus públicos. Su éxito está en una buena planificación y en evitar algunos errores que pueden dar al traste con la convocatoria.

Antes de organizar una rueda de prensa debemos responder al por qué de la convocatoria y el qué, es decir, qué vamos a contar. No se puede convocar a la prensa por rutina, sino porque tengamos algo realmente relevante que anunciar. Y este es uno de los errores más habituales y con peores consecuencias puesto que genera desinterés entre la prensa. Por tanto, primer paso definir claramente qué queremos contar y qué objetivo perseguimos. 

Una vez que tengamos claro qué vamos a comunicar, entran el juego el cuándo y el dónde. La elección de fecha y hora debe tener en cuenta la agenda de los medios, tanto por otros encuentros, ferias, viajes, como por sus propios horarios de trabajo. Celebrar la rueda de prensa cuando hay otros eventos anunciados de gran convocatoria y sobre temas similares arruina la convocatoria. También si elegimos un lugar poco accesible o que no cuente con los medios técnicos adecuados. 

Y llega el turno al cómo. Uno de los errores más comunes es querer comunicar demasiado en una sola rueda. La recomendación, centrarse en lo esencial, evitar la dispersión y facilitar el trabajo a los medios. 

En este sentido, también es clave el quién. Un buen portavoz, por experiencia, conocimientos y responsabilidad va a facilitar el desarrollo de la rueda y la comunicación del mensaje. El fallo suele ser tener demasiados portavoces. Esto suele alargar la duración del evento y, lo más preocupante, diluir el mensaje principal.

Y aquí enlazamos con el cuánto. La prensa no solo acude a una convocatoria, también asisten a otros eventos, deben cubrir entrevistas y redactar los contenidos. Así que el error a evitar es una duración excesiva. 

No nos olvidemos del a quién. Imprescindible, elaborar un listado de periodistas adecuado y enviar una convocatoria clara. No se debe enviar una invitación a periodistas que no trabajen el tema de la convocatoria, es una forma de generar ruido innecesario. Una buena base de datos y el conocimiento de los medios es todo.

Finalmente, una tarea imprescindible: el seguimiento posterior de lo publicado. Es la mejor forma de saber si el objetivo se ha cumplido.