Una de las tareas más importantes en una agencia o en un gabinete de prensa es la actualización de las bases de datos de los periodistas. La organización de estos listados nos ayudará a difundir correctamente los mensajes y a evitar el envío de contenido a destinatarios erróneos.

Es básico además disponer de una base de datos organizada para evitar la pérdida de oportunidades. Con ella facilitas una interacción más personalizada, un elemento esencial para construir relaciones a largo plazo.

Recopilación

Lo primero que hay que hacer es recopilar los datos. Medio de comunicación, sección y cargo deben acompañar a otros campos imprescindibles, nombre y apellidos, correo eléctrico, móvil o teléfono de contacto.

Añadamos también unas observaciones donde incluir si ha habido una colaboración previa, fechas de cierre o la forma de contacto preferida.

Como los niveles de rotación en los medios suelen ser altos, es importante una revisión periódica. A esto sumamos la ampliación de la base de datos con nuevos medios o periodistas que cubran temas de interés actuales o futuros para el envío de información.

Clasificación

Tras esa primera recopilación, el siguiente paso es la clasificación de los contactos. En función de cómo sea más fácil su consulta, se pueden agrupar por los medios en los que trabajan, categorizando por tipologías (revistas, periódicos, radios, etc.), por ámbitos de difusión (prensa local, nacional, regional…) o por sectores (económicos, generalistas, especializados…).

Puedes agruparlos por temas de interés, sección, áreas de especialización para garantizar que envías la información adecuada al contacto correcto. Esta clasificación es fundamental a la hora de segmentar los envíos y enfocarse en quienes realmente están interesados en tu contenido.

Historial

Un tercer paso sería ir puliendo esa base de datos con información de la relación con el contacto. Ampliar ese campo observaciones que comentábamos antes: si ha publicado anteriormente; si no se ha podido cerrar alguna propuesta por falta de tiempo, pero se puede retomar; si ha asistido a eventos, etc.

Tecnología

En el mercado existen distintas herramientas tecnológicas para una buena gestión de bases de datos como son los CRM. También hay plataformas específicas para agencias de comunicación que se encargan de actualizar las bases de datos. Como recomendación, no pierdas el control y revisa los datos antes de hacer cualquier envío. 

GDPR

Y, por último, no hay que olvidar cumplir con las normativas de protección de datos en vigor como el Reglamento de Protección de Datos en Europa. Hay que utilizar los datos para la finalidad especificada en el consentimiento y llevar a cabo las acciones necesarias para garantizar la información contenida en los listados.