Los eventos son una de las herramientas más utilizadas en los departamentos de comunicación y marketing de las compañías. Hay eventos más generales, otros más específicos, otros enfocados en clientes y otros conjuntos con partners. Hay una gran variedad de objetivos y públicos. Y sus temáticas pueden ser igual de amplias y peculiares.

En el post de hoy queremos reflexionar sobre si es mejor invitar a los periodistas a ruedas de prensa específicamente diseñadas para ellos o convocarles a eventos más generales con un público más amplio.

Empecemos por las ruedas de prensa. Al igual que ocurre con los desayunos con medios, estos eventos tienen un público claro: los periodistas. Y esto va a determinar tanto la hora, como la duración, como el contenido.

– Una rueda de prensa o un desayuno no debe durar mucho y debe incluir un turno de preguntas.

– Debe proporcionar los datos de forma clara y detallada.

– Los contenidos a entregar a la prensa serán periodísticos y basados en información. Nada de folletos o brochures de tipo comercial.

– Se les puede entregar una nota de prensa con los principales puntos, imágenes, un dossier de empresa redactado para prensa, así como perfiles de los portavoces.

– Da lugar a la gestión de entrevistas con los responsables.

Como vemos, todo el diseño se hace pensando en que la información se publicará en medios.

Por otro lado, tenemos los eventos cuyo público objetivo no son los periodistas, pero sí que les hacemos llegar la información y nos interesa que vengan para que puedan cubrir el acto.

En este caso, deberíamos tener en cuenta:

– Que toda la información que se difunda será susceptible de ser publicada.

– Habrá que advertir a los distintos portavoces y empresas que participen que habrá periodistas invitados.

– Habrá que disponer de un lugar reservado para Prensa – tratemos de que no sea al fondo de la sala, sino un sitio donde puedan escuchar y ver perfectamente lo que acontece. Algunos pueden necesitar hacer fotos o grabar vídeos, así que necesitarán buena visibilidad.

– Se preparará igualmente información específica para entregar a medios

– Si es posible, puede haber una persona encargada de acreditar a los periodistas que además reciba sus solicitudes o peticiones de información/entrevistas, etc.

– Se tratarán de gestionar entrevistas con antelación en base a la agenda

– No siempre acudirán desde el primer momento al acto, puede que en función del programa asistan a lo que consideren más interesante para su medio.

Por experiencia, las ruedas de prensa específica suelen tener mejor aceptación que las invitaciones a eventos más generales, pero todo dependerá del contenido, de las empresas organizadoras o de los ponentes. Eso sí, tengamos en cuenta estas pautas para que el resultado sea favorable y una mejor comunicación de los mensajes.