Son cada vez más las compañías que tienen en sus páginas web un espacio destinado a actuar como sala de prensa virtual. El objetivo es facilitar fundamentalmente a los medios de comunicación el acceso a las últimas notas de prensa o comunicados, logotipos, imágenes corporativas, etc.

Deben ser funcionales y prácticas, con facilidad de acceso y de descarga de documentación, sin muchos pasos previos y actualizadas. Son una herramienta más para que los periodistas puedan disponer rápidamente de lo que necesiten.

Cuando las empresas me preguntan sobre cómo crear este apartado, les comento que tiene que ser sobre todo práctico, así que para ello, la información debe estar bien ordenada, por ejemplo, cronológicamente, y si se puede, incluir un apartado de búsqueda por temas que facilite la localización de los documentos.

En esta sala de prensa además de colgar las noticias de la compañía, a poder ser, notas de prensa para ser descargadas, también es importante que estén disponibles otro tipo de documentos, como informes que se puedan consultar. Lógicamente todo dependerá de la actividad de la empresa. Por ejemplo, si es un fabricante tecnológico, son muy útiles las fichas de producto con todas las características técnicas.

Además, se puede incluir el dossier de prensa o el perfil de los principales portavoces. Junto a esta información que es emitida por la empresa, también es muy útil tener un apartado de las apariciones o de la cobertura que los medios han dado a la compañía, con un apartado específico donde se recojan, sino todas, sí al menos las más relevantes y por supuesto se indique el medio y la fecha. Si se puede incluir el link a la fuente de la información, mejor que mejor.

Otro aspecto que no se puede olvidar es el audiovisual y aquí habría que tener en cuenta desde los logos, hasta las fotos de los portavoces. Y que se puedan descargar en distintos tamaños y resoluciones. Y junto con estas imágenes, también hay que dar importancia a los vídeos, si es que la compañía cuenta con este tipo de material.

La sala de prensa virtual es otro canal más de interacción con los periodistas, así que hay que cuidarlo mucho. Por supuesto, debe incluir los contactos de prensa y comunicación y siempre, siempre tiene que estar actualizado.