Los eventos son una de las herramientas de marketing más utilizadas para presentar novedades, estrechar relaciones, aportar conocimiento y analizar tendencias. Encontramos eventos exclusivamente para prensa, como las ruedas de prensa, los desayunos o las comidas, por poner algunos ejemplos, pero también tenemos eventos para público general o profesional, como los congresos o las ferias donde se invita a periodistas. Para conseguir que los eventos impacten, deberemos tener claro a quién nos dirigimos, qué queremos conseguir y cuál es el mensaje a dar.

En el día a día de la comunicación, hay ocasiones en que surge la duda de si organizar un evento específico para periodistas o integrar a la prensa en un evento más general. Las dos opciones son correctas. En función de objetivos, mensajes, exclusividad del acto, alcance o incluso logística o fechas, habrá que decidir.   

Ruedas de prensa

Las ruedas de prensa suelen tener una idea principal: informar, comunicar novedades relevantes y de valor. Quien asiste, debe obtener más datos de los que se reflejen en una nota de prensa. Ya sea por quiénes actúan como portavoces, por el tema a tratar, por la accesibilidad a disponer de una información más cercana, etc.

En una rueda de prensa no hay lugar para el ruido y debes tener en mente:

• Duración: que sea breve, dinámica y con turno de preguntas.
• Información: datos concretos y claros, organización de los mensajes y que estos estén bien definidos.
• Material periodístico: nota de prensa, informe, presentación, imágenes y perfiles de portavoces.  
• Oportunidades: gestiona entrevistas si los portavoces son relevantes y estrecha las relaciones con la prensa.
• Medios audiovisuales: micros, wifi, cámaras, fotos, pantallas y todas las conexiones necesarias para radios y canales de televisión.
• Logística: percheros, montaje de la sala para tomar apuntes o apoyar dispositivos, accesibilidad a la sala, etc.

En este tipo de encuentros, todo debe estar pensado para facilitar el trabajo a la prensa.

Eventos generales con prensa invitada

Cuando el evento no está diseñado exclusivamente para prensa, pero sí puede ser relevante a nivel informativo, hay que ser capaces de unir la atención a los asistentes, a los participantes y a la prensa.

Y en este caso, los puntos importantes son:

• Todo es publicable: cualquier intervención, ponencia, presentación,… 
• Portavoces preparados: deben saber que hay medios presentes y que pueden publicar de manera totalmente libre si consideran que lo dicho es noticioso.  
• Organización del espacio: deja un lugar específico para prensa, para que puedan tener buena visibilidad, hacer buenas fotos si lo necesitan.
• Oportunidades: también en estos eventos puedes aprovechar para gestionar entrevistas.
• Logística: por supuesto, crea una acreditación específica y destina espacios para que puedan trabajar (por ejemplo, en una feria o en un congreso son muy útiles) .

Lo bueno de invitar a la prensa a los eventos generales es que pueden organizarse la agenda en función de sus necesidades, que viven también el contexto y obtienen feedback directo del posicionamiento de la marca.

Y no te olvides de lo principal

Por experiencia, los formatos específicos para prensa suelen tener mejor acogida, pero no hay fórmulas universales, esto es comunicación, no una ciencia exacta. Lo que sí sabemos a ciencia cierta es que el éxito está en la coherencia, entre objetivo, mensaje y ejecución.