Presentaciones en eventos online

El post de esta semana está dedicado a los eventos digitales, concretamente a todos los portavoces que en algún momento deben hacer algún tipo de presentación online. Si cuando el encuentro es presencial, ya hay que tener en cuenta ciertos aspectos para no aburrir a la audiencia y ser capaces de transmitir de la mejor manera los mensajes, en el entorno online también debemos cuidar ciertos aspectos.

Los Webinars, las Mesas Redondas, las Ruedas de Prensa… han proliferado en el último año ante la limitación de aforos y las medidas restrictivas a las que obliga la pandemia de la COVID-19. Conseguir mantener la atención de los asistentes es más complejo que en un evento presencial. Al no ver a la audiencia, la persona que presenta no puede ver sus reacciones, lo que dificulta más la presentación.

Vamos a ver algunos detalles que habrá que cuidar:

Plataforma elegida: si el evento lo organiza una empresa externa, lo más habitual es que sean sus responsables los que den las pautas sobre la plataforma. Otra opción es que el seminario sea interno y lo organice la dirección de marketing y comunicación de cada compañía. En ese caso, alguien del equipo tendrá que ejercer de organizador y no perder detalle de lo que ocurra.

Será importante hacer algún ensayo antes y chequear que la presentación en la pantalla se ve sin ningún tipo de problema, o que el audio y el micro funcionan correctamente.

– Presentación: podemos estar ante una intervención apoyada en diapositivas o no. Depende del formato, no es lo mismo un Webinar que un Coloquio o que una Mesa Redonda.

Teniendo esto claro, si se opta por una intervención con diapositivas, estas tendrán que incluir elementos que se lean bien y elementos gráficos que ayuden a comprender el mensaje. Si se utiliza vídeo, hay que comprobar que se ve y escucha perfectamente por los asistentes. Hay que optar siempre por imágenes que apoyen el mensaje y dejar de lado las “slides” llenas de texto. La presentación es una guía y un soporte del discurso, pero no un libro de notas que hay que leer.

– Entorno: en los eventos presenciales, el portavoz no debe estar pendiente del escenario o de lo que le rodea, quizás de si su atuendo es más o menos cómodo, vistoso, informal o profesional (depende del objetivo), pero en un evento online sí hay que preocuparse por lo que el resto de la audiencia ve. ¿Cuántas veces hemos estado ante una presentación y se observa a gente pasando por detrás? Hay que tratar de estar en un entorno lo más neutro posible, con pocos elementos que distraigan la atención del espectador. Y por supuesto, evitar ruidos innecesarios.

– Tono de voz: aplicable a cualquier tipo de evento, cuidar el tono, las pausas o el ritmo es imprescindible en los encuentros online. La atención del espectador baja aún más rápido que en los presenciales, así que habrá que pensar en despertar su atención de vez en cuando. Por ejemplo, cambiando el ritmo o haciendo una pausa para lanzar una pregunta.

– Muletillas: no somos conscientes, pero es habitual utilizar alguna palabra de forma repetitiva. Una buena manera de saber cómo mejorar y evitar esas muletillas es ensayar y grabar la intervención para ver dónde mejorar.

Cuanto más práctica tengamos en hacer presentaciones en público, más fácil será enfrentarnos a un Seminario online, una Mesa Redonda o una Rueda de Prensa.

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