Ya lo hemos dicho y lo estamos viviendo, nos estamos volviendo digitales. Nuestras reuniones son por videollamada, los eventos en su mayoría son online y, cómo no, las ruedas de prensa también se han pixelado y ahora se desarrollan a través de pantallas. En este post queremos ver qué ha cambiado a la hora de organizar una rueda de prensa online y qué cosas se siguen manteniendo.

Vamos a analizar el contexto actual: los eventos y convocatorias online se han multiplicado; los periodistas no están en las redacciones, muchos están teletrabajando; hay medios que están en situaciones complicadas, con ERTES en sus redacciones, por lo que hay menos personal disponible; las páginas y espacios en los medios están copados por noticias sobre la pandemia y queda poco hueco para algo que no sea novedoso o actual.

Por todo ello, tenemos que tener en cuenta hoy más que nunca que:

– Hay que elegir un buen tema, novedoso y distinto que atraiga la atención de los medios. Evitar convocar por convocar.

– Los periodistas tienen un tiempo limitado. No hagamos ruedas de prensa de dos horas y menos online. Primero, porque como decimos hay muchas convocatorias y, segundo, porque los periodistas además de asistir a los eventos, deben escribir sus textos. Tratemos de no saturarles aún más la agenda con reuniones interminables.

– Ser puntuales. La rueda de prensa debe empezar en hora y terminar en hora. Las agendas se han llenado de convocatorias. Si antes un periodista podía acudir a varias al día, ahora la disponibilidad es mayor porque todo depende de la conexión a una pantalla, por eso, seamos rigurosos. El tiempo es valioso para todos.

A esto hay que añadir otras cuestiones que no se nos deben pasar por alto:

– Es más difícil mantener la atención online que de forma presencial, por lo que los portavoces deben ser ágiles en sus presentaciones y contar con documentación de apoyo.

– Hay que disponer de una buena plataforma para la reunión, con todas las garantías de seguridad y también facilidad de acceso. Las ruedas de prensa son eventos vivos, es decir, deben estar abiertos a la participación de los periodistas, por lo que la herramienta que usemos debe permitir la interacción.

– Como ocurre con otros eventos online, ahora hay algo clave: el enlace para la conexión. Se puede enviar en el momento del registro de forma automatizada o de manera más artesanal y personalizada a cada periodista, chequeando su recepción.

– El propio registro. Cada vez más, se está optando por crear landing pages, con formulario, para hacer llegar los enlaces y gestionar la asistencia y el envío de documentación posterior. Cuidado con esos formularios, deben tener los campos obligatorios indispensables y deben permitir registros con emails no corporativos – pensemos en los periodistas freelance.

– Durante el evento, asegurarnos de que no hay problemas técnicos, estar pendientes de lo que puede surgir y de los mensajes de los chats. Ensayar antes para evitar acoplamientos o malas conexiones. También pedir a los asistentes mutar los micros para evitar sonidos indeseados y desconectar las cámaras.

– La ronda de preguntas debe mantenerse, pero al ser online, puede ocurrir que varias personas quieran hablar a la vez. Lo ideal, canalizar las preguntas por Chat o utilizar la herramienta Levantar la mano que suele incluirse en las plataformas.

– Ser cuidadosos con las horas de convocatoria. Aunque las comidas con periodistas han sido habituales de forma presencial, en las ruedas online, mejor evitémoslas. Esto no quita para enviar algún catering a los periodistas.