Organizar una rueda de prensa: no pierdas detalle

Las ruedas de prensa son una de las acciones más habituales en la comunicación corporativa de las empresas para anunciar sus novedades al público. Los gabinetes, las agencias y los consultores de comunicación trabajamos en estos eventos con varios objetivos en mente: la asistencia de los periodistas; que se entiendan los mensajes a difundir; y que se obtenga la repercusión deseada.

Para conseguirlo no debemos dejar pasar ningún detalle por alto, así que vamos a enumerar los aspectos que no se nos pueden olvidar:

  • Por qué: qué es lo que vamos a comunicar, cuál es la novedad que vamos a presentar y qué queremos conseguir. Una vez que tengamos claro el objetivo, pensaremos en ubicación, día, etc. 
  • Dónde: podemos optar por las oficinas corporativas, hoteles, restaurantes, auditorios, salas de cine… las opciones son múltiples. La recomendación es que encaje con el mensaje que debemos transmitir o con la experiencia que queramos ofrecer, que sea accesible y esté bien comunicado. También tenemos la opción de transmitir la rueda por streaming.
  • Cuándo: otra de las grandes preguntas, qué momento es el más indicado. Dependerá de varios factores, pero es importante elegir una fecha en la que los periodistas que queremos que acudan estén relativamente disponibles. Evitemos que coincida con eventos o ferias ya previstos, viajes, fechas de cierre u horarios fuera del ámbito laboral, por ejemplo. Podemos hacer una pequeña prospección con antelación y preguntar disponibilidad.
  • Qué: elaboremos un pequeño briefing con los mensajes clave que vamos a presentar en la rueda de prensa y que nos valdrá para elaborar tanto la presentación de los portavoces, como la convocatoria, la nota de prensa posterior o la documentación que queramos hacer llegar.
  • Quién: otro aspecto imprescindible es saber quién va a ser el portavoz o responsable de comunicar las novedades. Si se cuenta con un cargo institucional también deberemos tener en cuenta el protocolo y saber en qué forma intervendrá (apertura, clausura, etc.). En todo caso, el portavoz o portavoces deben atenerse al mensaje, explicando claramente la información a transmitir. Un exceso de portavoces puede interferir en la dinámica del evento, alargar el acto y distraer del mensaje principal. 
  • A quién: hagamos un listado de periodistas a invitar. Tendrá que estar en sintonía con el objeto de la rueda. La convocatoria se enviará una semana antes aproximadamente y habrá medios que no nos confirmarán hasta el día de antes o el mismo día. Tened paciencia.
  • Cuánto: una rueda de prensa debe durar no más de una hora con las preguntas de los periodistas incluidas. No es el único evento al que probablemente asistan los medios, así que habrá que tratar de ser breve.
  • Con qué: aquí incluimos todos los elementos que vamos a necesitar para la rueda de prensa como Audiovisuales (pantalla, proyector, micros para portavoces y asistentes); Percheros; Paragüeros; Catering; Montaje (escuela, teatro, imperial); Mesa de registro (acreditaciones, etc.); Mesa de portavoces (identificadores, etc.).

Junto a todo ello, varios apuntes:

  • Documentación e imágenes: todavía hoy en ruedas de prensa se entrega material impreso, pero la tendencia es hacerla llegar digitalizada. Por ejemplo, con códigos QR desde los que se puede acceder a la información o a través de email enviando enlaces de descarga. 
  • Redes Sociales: si además queremos utilizar las redes sociales como otro canal desde el que emitir información del evento o que lo hagan los propios periodistas, no olvidéis utilizar un #hashtag para agrupar los mensajes y hacer mejor el seguimiento. 
  • Publicación: no se nos puede olvidar el último paso: saber qué repercusión ha tenido la rueda, quién ha publicado qué. Esto nos permitirá tener también un informe de la acción y comprobar si hemos cumplido el objetivo.
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