23 marzo 2015 / por Alicia / No hay comentarios

Una rueda de prensa en diez pasos

En otros post ya he hablado de las notas de prensa, incluso de los casos de usuario y hoy le toca el turno a la rueda de prensa, una de las acciones que más me gustan porque puedes estar en contacto con los periodistas y también una de las más estresantes.

A la hora de organizar una rueda de prensa o un evento con medios, es importante que no se nos escapen los detalles, que no falle nada y que el tema sea tan estupendo que puedas conseguir los objetivos, que no sólo es que vayan los periodistas, sino también que publiquen buenas informaciones.

Quizá lo más adecuado a la hora de organizar un evento es contar con un listado, así que paso a paso voy a ir desgranando lo que considero aspectos básicos para organizar una rueda de prensa:

1.- El tema. No se puede convocar a la prensa porque sí. Bastante atareados están ya como para hacerles ir a ruedas sin sentido, es decir, a ruedas donde lo que se presenta no es ni interesante, ni novedoso.

2.- Listado de medios. Una vez elegido el tema, tienes que tener claro a quién vas a convocar por lo que es clave que hagas un listado de medios a los que les pueda interesar asistir.

3.- Buscar fecha y hora. Mucho cuidado con los días que elegimos para la rueda y con las horas. Dependiendo de los medios tendrás que valorar si prefieres hacerlo a primera hora de la mañana – a los diarios les viene peor – o a media mañana. También hay ruedas de prensa por la tarde e incluso últimamente se han presentado cosas en domingo, pero para hacerlo tienes que tener una razón muy buena. Con la fecha, lo mismo, trata de que no haya algún evento más importante que te reste poder de convocatoria.

4.- Lugar. Hay que asegurarse de que es un sitio accesible. Y si no lo es, hay que cubrir el transporte. Si tienes que desplazar a los periodistas, ese gasto es asumido por los organizadores. Por supuesto, debe contar con todos los requisitos técnicos, conexión a Internet, Wi-Fi, pantalla, proyector, micrófonos, etc.

5.- Redacción de la convocatoria. Lógicamente hay que invitar a los periodistas, así que hay que redactar una buena convocatoria donde no falten los datos clave. Si ya tienes confirmados los portavoces, inclúyelos.

6.- Portavoces y mensaje. Además del tema, también es muy importante tener un buen portavoz. Tanto por su cargo o su responsabilidad dentro de la empresa, como por su facilidad para emitir el mensaje. Que sea capaz de hablar en público, responder a las preguntas, ser claro, directo y conciso es básico. De nada vale un portavoz al que le guste escucharse, el mensaje debe estar bien emitido y explicado, sin ambigüedades.

Ah y que sean capaces de contestar a las preguntas de los periodistas en vivo y en directo. Fuera el plasma.

7 .- FAQs. Para ayudar al portavoz también se puede elaborar un pequeño cuestionario con posibles preguntas para que se pueda preparar mejor su discurso.

8.- Dossier de prensa. Es la información que vas a dar a los periodistas, por lo que debes asegurarte que es útil y facilita el trabajo. Normalmente se incluye la nota de prensa con la información que has presentado e imágenes en alta resolución, tanto en formato digital (normalmente en un USB) e impreso.

9.- Difusión en redes sociales. Hace muuucho tiempo esto sería impensable, hoy en día la difusión en las redes sociales de la propia rueda de prensa está ayudando a incrementar el impacto de lo que estás presentando. Además, puedes interactuar con los periodistas que acuden a la rueda y estos pueden también utilizarlas. Por eso, utiliza un #hastag para que se pueda tuitear.

10.- Seguimiento. Y aunque no pertenece a la rueda de prensa, sí es una de las acciones que no debes olvidar porque tienes que medir el resultado de la rueda, así que debes controlar qué se ha difundido, cómo, en qué canales,…

No sé si me he olvidado de algo, si es así, os animo a que completéis este pequeño decálogo.

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